Automationsfähigkeit
Die Vorgaben der Deutschen Post verständlich erklärt

Die Deutsche Post sortiert Briefsendungen maschinell: Kameras lesen die Anschrift, die Sendung bekommt eine Leitcodierung aufgedruckt und läuft ohne manuellen Eingriff bis zum Zustellbezirk. Automationsfähig ist eine Sendung, wenn sie diesen Weg störungsfrei mitgehen kann.

Dafür müssen drei Bausteine stimmen:

• Maschinenlesbarkeit: Anschrift und Frankierung sind für die Lesetechnik erkennbar: richtige Schrift, guter Kontrast, ruhiges Umfeld.
• Gestaltung der Aufschriftseite: Die vier Zonen (Lese-, Frankier-, Absender- und Codierzone) sind eingehalten.
• Physische Beschaffenheit: Format, Papiergewicht, Verschluss und Inhalt lassen sich maschinell verarbeiten: plan, biegsam, ohne starre Beilagen.

Fehlt einer dieser Bausteine, wird bei Dialogpost und Postwurfspezial der Produktionszuschlag von 0,05 € netto pro Sendung fällig, und zwar nachträglich für die gesamte Einlieferung, wenn der Mangel erst in der Bearbeitung auffällt. Bei normalen Briefen und Postkarten wird stattdessen das Entgelt des nächsthöheren Basisformats berechnet.

Als nicht automationsfähig gelten unter anderem Sendungen mit Folienumhüllung (im Basisformat Standard), aus transparentem oder kunststoffkaschiertem Material (z. B. Lentikularkarten), mit nicht hinterklebten Fenstern oder Ausstanzungen, in Kissenform, mit fluoreszierenden oder reflektierenden Farben, mit stark auftragenden Verschlüssen wie Musterbeutelklammern, dazu alle kreativen Sonderformen.

Die Vorderseite jeder Sendung ist in feste Bereiche gegliedert. Diese Einteilung ist die Grundlage der maschinellen Sortierung:

Beim Sortieren liest die Maschine Ihre Anschrift und übersetzt sie in eine Leitcodierung: einen Strichcode, der direkt auf die Sendung gedruckt wird. Anhand dieses Codes läuft die Sendung durch alle weiteren Sortierstufen bis zum Zustellbezirk. Der Platz dafür ist die Codierzone, und deshalb ist sie so streng geregelt:

• Lage und Größe: rechte untere Ecke der Aufschriftseite, 150 mm lang (ab rechtem Rand) und 15 mm hoch (ab unterem Rand). Bei Sendungen unter 150 mm Länge, etwa A6-Postkarten, gilt sie über die gesamte Sendungslänge.
• Komplett frei: keine Texte, Logos, Bilder, Linien oder sonstigen Angaben, auch keine dekorativen Elemente, die „nur ein bisschen" hineinragen.
• Keine Unebenheiten: Etiketten und Aufkleber jeglicher Art, Klebetabs und ähnliche Verschlüsse dürfen nicht in die Zone hineinragen.
• Hell: vollflächig weiß oder in Pastelltönen. Dunkle oder kräftige Farben stören das Aufbringen und Lesen des Codes.
• Saugfähig: Die Leitcodierung muss wischfest aufgedruckt werden können. Vollflächig glänzend lackierte oder folienkaschierte Flächen sind hier deshalb problematisch. Sparen Sie die Codierzone im Zweifel vom Lack aus.

Die Schrift

• Standardschriften wie Arial, Helvetica, Frutiger, Times oder Univers. Handschriften (auch maschinell erzeugte) und verspielte Fonts sind nicht maschinenlesbar
• Versalhöhe 2,3 bis 4,7 mm. Ein Schriftgrad von 10 bis 12 Punkt im Schnitt „regular“ gilt als optimal
• Zeilendurchschuss 0,5 bis 2,5 mm. Ein Zeilenabstand von 120 bis 140 % des Schriftgrades passt in der Regel
• Gleichmäßige Zeichen- und Wortabstände (Wortabstand ein bis zwei Leerzeichen)
• Sauberer, abriebfester Druck mit deutlichem Kontrast (Vorsicht bei Thermodruck und Wachstinte)

Aufbau der Inlandsanschrift

Die Zeilen folgen einer festen Reihenfolge: linksbündig, ohne Leerzeilen (DIN 5008), mindestens zweizeilig:

1. Anrede (optional)
2. Name des Empfängers
3. Weitere Empfängerbezeichnung, z. B. Abteilung (optional)
4. Ortsteilangabe (falls erforderlich)
5. Straße mit Hausnummer oder Postfach, in einer Zeile
6. Postleitzahl und Ort in einer Zeile, ohne Länderangabe, ohne ISO-Kennung

• Postfachkunden immer an die Postfachanschrift adressieren (mit der PLZ des Postfachs)
• Zusätze wie Wohnungs- oder Appartementnummern mit doppeltem Schrägstrich (//) hinter der Hausnummer
• Die gesamte Aufschrift darf maximal 100 mm lang sein; nichts unterstreichen oder umranden
• Negativdruck der Empfängerangabe (helle Schrift auf dunklem Grund) führt zum Ausschluss von der Beförderung

Auslandsanschrift

• Bestimmungsort in Großbuchstaben, möglichst in der Landessprache
• Land in deutscher, englischer oder französischer Sprache in Großbuchstaben als letzte Zeile, ohne Länderkennzeichen wie „NL-“ oder ISO-Codes

Zusatz- und Vermerkzone

Direkt über der Anschrift ist Platz für die einzeilige Absenderangabe (deutlich kleinerer Schriftgrad, z. B. 8 Punkt), Produktbezeichnungen wie „DIALOGPOST“, Vorausverfügungen und Aktionsnummern. Werbliche Angaben sind hier ausgeschlossen, sonst drohen Fehlsortierungen.

Besonderheit Postwurfspezial: die Teilanschrift

Bei Postwurfspezial ersetzt ein einheitlicher Ansprachetext den Empfängernamen, zum Beispiel „An alle Bewohner des Hauses“. Er darf maximal 87 Zeichen lang und zweizeilig sein; darunter folgen Straße mit Hausnummer sowie PLZ und Ort. Werden gezielt Firmen beworben, gehört der Hinweis „Nur an Firmen zustellen!“ deutlich abgesetzt über die Aufschrift.

Dialogpost gibt es in den Basisformaten Standard und Groß. Die Sendung muss rechteckig sein, bei Standard gilt zusätzlich: Länge mindestens das 1,4-Fache der Breite. Die Aufschrift verläuft parallel zur langen Seite.

Karten sind die einzige Sendungsform, die ohne Umhüllung im Basisformat Standard verschickt werden darf. Entscheidend ist die Formstabilität: Eine labbrige Karte verklemmt in der Maschine:

• Papiergewicht nach Format: bis C6 mindestens 150 g/m², bis DIN lang 170 g/m², größere Karten 200 g/m², höchstens 500 g/m². Im Zweifel lieber eine Stufe stabiler.
• Steifigkeit zählt doppelt: Neben der Grammatur entscheiden Papierqualität und Laufrichtung. Die Post empfiehlt Schnittrichtung Schmalbahn.
• Einteilig: Besteht die Karte aus mehreren Papierlagen, müssen diese vollflächig und untrennbar verklebt sein.
• Anschriftenklappe: Falls vorhanden, muss sie über die gesamte Kartenlänge reichen, am unteren Rand beginnen, mindestens die halbe Kartenbreite überdecken und vollflächig bis zu den Rändern verklebt sein.
• Perforation: darf nicht einreißen. Bewährt hat sich eine scharfe Schlitzperforation im Verhältnis 1:3 (z. B. 1 mm Schnitt, 3 mm Steg).
• Keine Folienkaschierung: Karten mit Kunststoff-Oberfläche (z. B. Lentikularkarten) gelten als nicht automationsfähig.

Alle unsere Kartenmailings, von der A6-Postkarte bis zur MAXI-Karte, erfüllen diese Vorgaben ab Werk.

Beim Selfmailer sind Inhalt und Umhüllung ein Stück: Ein Bogen wird gefalzt und verklebt zur versandfertigen Sendung. Genau deshalb schaut die Post hier zweimal hin: auf das Papiergewicht und auf den Verschluss.

Der Grundsatz beim Papier: Je größer die Sendung und je weniger Falzlagen, desto schwerer muss das Papier sein.

• Die untere Längsseite muss durchgängig geschlossen sein, am sichersten als Falz. Außenliegende Klebetabs sind dort nicht erlaubt, innenliegende Klebepunkte nur nach Prüfmuster bei der Post.
• An oberer Längsseite und Schmalseiten sind Klebepunkte/-tabs zulässig, wenn sie einer vollflächigen Verklebung gleichkommen (abhängig von Größe, Anzahl und Position).
• Selfmailer über 20 g: zusätzlich die rechte Schmalseite verschließen.
• Aufreißperforation nur an der oberen Längsseite oder der linken Schmalseite; sie darf nicht von selbst aufreißen (Schlitzperforation 1:3).
• Falzbrüche so ausführen, dass alle Lagen bündig und plan aufeinanderliegen.
• Beilagen (Gutscheine, Flyer, Responsekarten) so befestigen, dass sie nicht herausfallen können.

Für Sendungen im Basisformat Groß, etwa C4-Mailings, A4-Selfmailer oder Kataloge, gelten die Zonen ebenfalls, aber mit einigen abweichenden Werten:

Gestaltung der Aufschriftseite

• Hoch- oder Querformat sind erlaubt. Im Querformat gehört die Aufschrift in die rechte Sendungshälfte, im Hochformat in die obere, immer mindestens 40 mm vom oberen und 15 mm von den übrigen Rändern entfernt, Ausrichtung parallel zur jeweiligen Kante.
• Dunkles Design? Möglich. Dann braucht die Anschrift ein helles, rechteckiges Aufschriftfeld mit deutlichem Kontrast: mindestens 70 × 45 mm (bei kompakter Aufschrift 70 × 38 mm), die Anschrift 3 mm von dessen Rändern entfernt.
• Fenster bei Groß: Regelfall 90 × 55 mm (nur Empfängerangabe: minimal 85 × 30 mm), mindestens 40 mm von oben und 15 mm von den übrigen Rändern, 10 mm Ruhezone rundum. Zusätzliche Fenster ohne Adressangaben sind erlaubt (15 mm Abstand).
• Rückseite: keine zustellfähigen Angaben in der „Lesezone“ der Rückseite, sonst ist unklar, welche Adresse gilt (Ausnahme: Dialogpost und Postwurfspezial selbst).
• Frankierzone (74 × 40 mm): Bei Frankierung innerhalb der Aufschrift (DV-Freimachung) darf die Zone komplett farbig gestaltet werden. Freistehende Grafiken dürfen dann aber nicht rechteckig oder umrahmt, Texte nur im Negativdruck.

Material bei Dialogpost Groß

• Kuverts: bis C5 mindestens 70 g/m², größer als C5 mindestens 100 g/m²; Fensterausschnitt ohne Folie nur ab 120 g/m²
• Kartenform: bis C5 mindestens 250 g/m², größer 300 g/m²
• Selfmailer/Einband: bis C5 mindestens 130 g/m², größer 150 g/m²; Fensterausschnitt ohne Folie: 200 g/m². Verschluss wie bei Standard: beide Längsseiten oder eine Längsseite plus beide Schmalseiten
• Stapel-Test: Sendungen müssen sich 200 mm hoch stabil stapeln lassen; der Querschnitt bleibt durchgehend annähernd rechteckig. Keilförmige Sendungen oder punktuell dicke Werbebeigaben fallen durch

Folierte Sendungen

• Reißfeste Folie (LD-PE, HD-PE oder PP) mit mindestens 25 µm Dicke, Schweißnähte komplett geschlossen
• Biegetest: Ragt die Sendung 100 mm über eine Kante, darf sie sich höchstens 70 mm durchbiegen
• Folienüberstände: maximal 30 mm in Fertigungsrichtung (bei über 10 mm Sendungsdicke: 35 mm), parallel zur Schweißnaht maximal 10 mm
• Folierte Sendungen müssen aufeinander gleiten (Gleitreibungskoeffizient unter 0,4). Verblockte oder haftende Sendungen sind ungeeignet
• Alternativen wie Paperwrapping, Tabbern oder Banderolen sind möglich, gelten aber grundsätzlich als nicht automationsfähig bzw. müssen der Post zur Prüfung vorgelegt werden

Kataloge, Magazine und Broschüren mit Heftrand dürfen als Dialogpost Groß ohne Umhüllung verschickt werden, ohne Kuvert und ohne Folie. Das spart Material und wirkt hochwertig, hat aber eigene Spielregeln:

Zugangsvoraussetzungen

• Hochformatige Gestaltung: Der Heftrand bzw. finale Falz liegt immer an der rechten Längsseite
• Größer als das Standardformat: länger als 235 mm oder breiter als 125 mm (quadratisch ab 140 mm Seitenmaß möglich)
• Mindestens 30 g schwer und nach Leitregionen oder Postleitzahlen vorsortiert

Ab wann automationsfähig?

Hier lauert die Kostenfalle: Sendungen von 30 bis 49 g gelten grundsätzlich als nicht automationsfähig und kosten den Zuschlag. Automationsfähig ist der offene Versand erst ab 50 g. Dann gilt:

• Stabilisierender Einband, fest mit dem Inhalt verbunden: mindestens 150 g/m² bis 100 g Sendungsgewicht, darüber mindestens 130 g/m²
• Ausklappseiten (Gatefolder) über die gesamte Sendungslänge, höchstens um ein Drittel der Breite verkürzt, kürzere müssen fixiert werden
• Teilumhefter (zweiter, verkürzter Einband): rechteckig, beidseitig mindestens 75 mm breit, volle Sendungslänge, mindestens 130 g/m²
• Gesteckte Beilagen sind erlaubt: zusammen bis 40 % des Kataloggewichts, je Steckposition maximal 60 g, aber nicht lose in der Heftmitte
• Fenster/Fensterausschnitt: obere Sendungshälfte rechts, mindestens 40 mm vom oberen und 15 mm von den übrigen Rändern, rechteckig, maximal 90 × 55 mm. Dann braucht der Einband mindestens 200 g/m²
• Zeitungsartig gefaltete Sendungen ohne Heftung oder Verleimung (auch gefaltete Poster) gelten als nicht automationsfähig

Manche Mängel kosten nicht nur 5 Cent, sondern führen zum kompletten Ausschluss von der Beförderung (Ziff. 2 AGB Brief National). Die wichtigsten Fälle:

1. Codierzone freihalten: 150 × 15 mm unten rechts, hell und ohne Lack, der häufigste Fehler überhaupt.
2. Anschrift prüfen: Standardschrift, 10–12 Punkt, linksbündig, dunkle Schrift auf hellem Grund, 40 mm Abstand nach oben, niemals im Negativdruck.
3. Format checken: rechteckig, Länge mindestens 1,4 × Breite (Standard), innerhalb der Maßtabelle.
4. Papiergewicht einhalten: Karten 150–200 g/m² je nach Format, Selfmailer ab 6 Seiten mindestens 115 g/m², Kuverts ab 70 g/m².
5. Selfmailer richtig verschließen: untere Kante als Falz, beide Längsseiten oder unten plus Schmalseiten dicht, über 20 g auch rechts.
6. Offener Versand: hochformatig, Heftrand rechts, mindestens 50 g. Zwischen 30 und 49 g fällt immer der Zuschlag an.
7. Keine Experimente in der Frankierzone: Matrixcode nicht skalieren, nicht überdrucken.

Alle Werte nach dem Leitfaden „Automationsfähige Briefsendungen“ der Deutschen Post, Stand Januar 2026. Verbindlich im Detail: offizieller Leitfaden (PDF) und das Online-Prüftool der Deutschen Post.